文档的基本操作

　　2. 打开时预览文档

　　在打开文件时，如果要在打开之前预览文档的内容，可以在“打开”对话框中启用“预览文档”复选框，这时该对话框右边将出现预览窗口，显示当前所选文档的内容，如图2-13所示。如果预览文件时出现乱码，可以启用“自动识别内码”复选框。

图2-13 在“打开”对话框中预览文件

　　提示：
　　打开文档时，单击“打开”对话框顶部的“查看菜单”按钮 ，选择“缩略图”命令，就会以缩略图方式显示文档，如图2-14所示，通过缩略图可以预览WPS文档的大致内容。

图2-14 以缩略图方式显示文档列表

　　3. 打开最近使用过的文档

　　WPS Office 2002能够在“文件”菜单底部保留近期打开过的文件列表，以方便用户打开这些文件，如图2-15所示。当需要再次打开最近打开过的文件时，只需要在“文件”菜单中选择相应的文件名即可。

　　默认情况下，“文件”菜单底部的列表中只显示4个文件，可以通过设置更改文件的数目。在金山文字中，选择“工具”→“选项”命令，选择“选项”对话框中的“系统”选项卡(如图2-10所示)，在“其他设置”选项组的“列出最近使用的文件数”微调框中指定显示文件的个数，取值范围是0~10，当指定的值为0时表示不显示最近使用的文件列表。

图2-15 “文件”菜单中显示最近打开的文件的列表

　　4. 打开文件的其他方法

　　在资源管理器中浏览文件时，双击WPS Office 2002文件，如WPS文件、ET文件、DPS文件等，均可在相应组件中打开该文件。若要同时打开多个文件，则选择所有要打开的文件，右击选定的文件，从弹出的快捷菜单中选择“打开”命令即可。

　　若要在IE浏览器中打开WPS或ET文件，在“资源管理器”中选择要打开的文件，右击选定的文件，从快捷菜单中选择“打开方式”→“Internet Explorer”命令，如图2-16所示。

图2-16 选择打开方式为“Internet Explorer”

　　提示：
　　如果“打开方式”子菜单中没有“Internet Explorer”命令，可以选择其中的“选择程序”命令，打开“打开方式”对话框，在“程序”列表框中选择“Internet Explorer”选项，如图2-17所示，单击“确定”按钮。

图2-17 指定打开文件的程序

这样即可在IE浏览器打开指定文件，如图2-18所示。

图2-18 在IE浏览器中打开WPS文件

　　可以看出，IE浏览器的大部分菜单被WPS所替换，用户可以像在WPS中一样编辑文件。

　　提示：
　　WPS Office 2002完全支持微软Office生成的DOC、XLS和PPT文件(分别是Word、Excel和PowerPoint组件生成的文件) ，可以将WPS Office 作为这些文件的默认编辑器直接编辑它们。用户只需在WPS Office 2002的各组件中选择“工具”→“选项”命令，在打开的“选项”对话框的“系统”选项卡中选择“作为×××文件的默认编辑器”复选框即可。

　　文档加密

　　如果编辑的文档不希望其他人打开查看，可以为其设置密码。

　　1. 设置密码

　　为文档设置密码的步骤如下。

　　(1) 选择“文件”→“文档加密”→“密码”命令，打开“密码”对话框，如图2-19所示。

图2-19 “密码”对话框

　　(2) 在“密码”文本框中输入密码，在“确认”文本框中再次输入密码。

　　(3) 单击“确认”按钮完成密码设置。

　　提示：
　　设置文档密码时，在“密码”和“确认”文本框中输入的内容必须完全相同，包括密码的长度和每个字符的大小写形式等，否则，单击“确认”按钮后会打开如图2-20所示的提示对话框，告诉用户确认密码与输入密码不一致。单击“确定”按钮，可以返回“密码”对话框重新设置密码。

图2-20 提示密码不一致的对话框

　　注意：
　　设置密码后，必须对文档进行存盘，才能保存所设置的密码。为文档设置密码后，一定要妥善保管好密码，一旦忘记密码将无法再打开文件。

　　2. 打开加密文档

　　在打开设置有密码的文档时，系统会弹出一个“密码”对话框，提示用户此文档有密码保护，如图2-21所示。只有在“密码”文本框中输入正确的密码，单击“确定”按钮后才能打开文件。

　　如果输入的密码不正确时会弹出如图2-22所示的提示对话框，告诉用户不识别该文件格式，单击“确定”按钮关闭提示对话框，不打开任何文件。

图2-21 打开文档时要求输入密码 图2-22 密码错误时出现的提示框

　　注意：
　　输入密码时要区分大小写。在打开加密文档时，只能输入一次密码，否则系统会认为是非法用户而提示不识别该文件格式。