文档的基本操作

　　保存文档

　　在WPS Office 2002中，保存文件有多种情况，如保存已有文档、保存新建文档、设置自动保存等，下面分别介绍保存文档的不同方法。

　　1. 保存已有文档

　　如果当前编辑的是一个已有的文档，对其进行修改后，可以执行以下任一操作保存所做的更改。

　　● 选择“文件”→“保存”命令。

　　● 单击“常用”工具栏上的“保存文件”按钮 。

　　● 按Ctrl+S快捷键。

　　● 在操作向导的“文件、版式”下选择“保存文件”选项。

　　技巧：
　　当同时打开多个文档时，选择“文件”→“保存所有文件”命令或者在操作向导的“文件、版式”下选择“保存所有文件”选项，可以同时保存打开的所有文档。

　　提示：
　　如果标题栏上所显示的文件名后出现一个星号“*”标记，表示该文档的内容已被修改，但并未保存，如图2-8所示。

图2-8 未存盘的文件其名称后出现星号

　　2．保存新文档

　　创建新文档时，每个新文档都会有一个默认的临时文件名，如“新文件1”、“新文件2”、“新文件3”…… 因此对新建文档执行保存操作后，系统会打开“另存为”对话框，在其中可以自定义文件名、指定保存位置以及保存类型。

　　 保存新文档的操作步骤如下：

　　(1) 选择“文件”→“保存”命令，或者单击“常用”工具栏上的“保存文件”按钮，打开“另存为”对话框，如图2-9所示。

图2-9 “另存为”对话框

　　提示：
　　选择“文件”→“另存为”命令也可以打开“另存为”对话框。

　　(2) 在“文件名”下拉列表框中输入文件名，在“保存在”下拉列表框中指定保存的位置。如果要将文件保存在一个新建的文件夹中，可以单击“另存为”对话框顶部的“创建新文件夹”按钮 ，然后输入新文件夹的名称。

　　(3) 在“保存类型”下拉列表框中选择要保存的文件类型，金山文字组件中默认为WPS文件(*.WPS)格式。如果需要，用户可以选择其他的文件类型，如Word文件(*.DOC)格式、RTF文件(*.RTF)、HTML文件(*.HTM、*.HTML、*.HTX、*.ASP)或文本文件(*.TXT)格式等。

　　(4) 单击“保存”按钮保存文件。

　　3．自动保存文件

　　WPS Office 2002提供了自动保存文件的功能，可以在编辑文档时每隔一段时间自动保存正在编辑的文档。当用户正常退出或执行存盘操作时，系统会自动删除所有的自动存盘文件。如果遇到停电或其他异常退出，则再次启动 WPS 时，系统会自动打开上次自动保存的文件，并在标题栏上显示“文件名-自动存盘”。

　　用户可以设置自动存盘的时间间隔，也可以停用自动存盘功能。在金山文字中，设置自动存盘的操作步骤如下：

　　(1) 选择“工具”→“选项”命令，或者在操作向导的“选项”下选择“辅助选项”选项，打开“选项”对话框，切换到“系统”选项卡，如图2-10所示。

　　(2) 在“存盘设置”选项组中启用“自动存盘”复选框，在其后的“自动存盘时间间隔”微调框中输入时间值，如10。如果要取消自动存盘功能，可以定义自动存盘的时间间隔为0。

图2-10 “选项”对话框的“系统”选项卡

　　(3) 设置完成后单击“确定”按钮。

　　提示：
　　在设置自动存盘时，定义的时间间隔不能太长，也不能太短。时间间隔越长，遇到意外时的损失就会越大；但是，如果时间间隔太短，频繁的存盘动作也会影响用户的正常工作。一般来说，将自动存盘的时间间隔设置在10分钟左右比较合适。

　　关闭文档

　　当文档编辑结束后，可以通过多种方法关闭文档。用户可以只关闭当前编辑的文档，也可以同时关闭所有打开的文档。

　　1．关闭当前文档

　　在金山文字中，可以通过以下任意一种方法关闭当前文档：

　　● 选择“文件”→“关闭”命令。

　　● 单击文档窗口右上角的“关闭”按钮 。

　　● 在操作向导的“文件、版式”下选择“关闭文件”选项。

　　如果当前文档修改后没有存盘，执行关闭操作后，将会弹出如图2-11所示“金山文字2002”提示对话框，询问用户是否保存文件，单击“是”按钮即可保存并关闭文件。

图2-11 提示存盘的对话框

　　2. 关闭所有打开的文档

　　当打开多个文档时，若要同时关闭所有文档，可以执行以下任意一种操作：

　　● 选择“窗口”→“关闭所有窗口”命令。

　　● 在操作向导中选择“文件、版式”下的“关闭文件”命令。

　　提示：
　　在退出WPS时也会关闭所有打开的文档。

　　2.1.5 打开已有文档

　　WPS Office 2002提供了多种打开文档的方式，并且可以打开多种格式的文档。表2-1列出了金山文字、金山表格和金山演示所支持的文件类型。

　　表2-1 各组件所支持的文件类型

　　1. 打开已有文档

　　在金山文字中，可以执行下面的步骤打开一个已有的文档：

　　(1) 选择“文件”→“打开”命令，或者单击“常用”工具栏上的“打开文件”按钮 ，打开“打开”对话框，如图2-12所示。

图2-12 “打开”对话框

　　提示：
　　按Ctrl + O快捷键，或者从操作向导的“文件、版式”下选择“打开文件”命令也可以打开“打开”对话框。

　　(2) 在“查找范围”下拉列表框中选择要打开的文件所在的驱动器或文件夹，在“文件类型”下拉列表框中选择所需的文件类型。

　　(3) 在“文件名”下拉列表框中输入要打开的文件名称，或者在文件列表中选择所需文件。

　　技巧：
　　用户可以通过“打开”对话框同时打开多个文档，只要按住Ctrl键或Shift键配合鼠标操作选择所有要打开的文档，或者在“文件名”文本框输入由半角引号括起来的多个文件名(各文件名之间用空格分隔) ，最后单击“打开”按钮。

　　(4) 单击“打开”按钮，打开相应文件。