文档的基本操作

　　文档的基本操作包括创建文档、保存文档、打开文档、设置文档的摘要信息、设置文档密码以及关闭文档等。在WPS Office 2002中，除金山邮件组件外，其他组件中的文档操作方法基本相同，本节以金山文字组件为例介绍文档的操作。

　　创建新文档

　　每次启动金山文字时，系统都会自动建立一个新文档，其默认文件名为“新文件1”，可以直接在该文档中开始工作。金山文字提供了多种创建新文档的方法，可以创建空白文档，也可以利用模板创建具有一种版式的新文档。

　　1. 创建空白文档

　　创建空白文档的方法非常简单，执行下列任一操作即可：

　　● 选择“文件”→“新建”命令。

　　● 单击“常用”工具栏上的“建新文件”按钮 。

　　● 按Ctrl+N快捷键。

　　● 在操作向导中的“文件、版式”下选择“直接建立新文件”选项。

　　系统会根据默认的文档模板创建一个不含有任何内容的新文档，页面大小为A4规格，如图2-1所示。新文档根据创建的先后顺序，默认文件名为“新文件2”、“新文件3”、“新文件4”……在保存文件时可以重新命名。

图2-1 新建空白文档

　　2. 利用模板创建文件

　　利用模板可以快速地创建具有一定版式和内容的文档。WPS Office 2002提供了大量的文档模板，包括办公、财务、法律、管理、技术、启事、日常生活、业务表和营销9大类100多个模板，应用面涵盖工作和日常生活的方方面面。

　　要利用模板创建文件，可以通过以下操作步骤实现。

　　(1) 选择“文件”→“新建”命令，打开“新建”对话框，如图2-2所示。

图2-2 “新建”对话框

　　(2) 在“WPS模板”列表框中，单击所需项目前的加号“ ”图标，如单击“日常生活”项目，即可显示该项目包含的所有模板，选择一种模板可以在对话框右边进行预览。

　　(3) 选择需要的模板后，单击“确定”按钮，即可根据该模板创建新文件。例如，选择“日常生活”下的“特殊卡”模板，创建的文档如图2-3所示。

图2-3 利用“特殊卡”模板新建的文档

　　由于利用模板创建的文档本来就包含一定的内容和格式，所以只需稍作修改，并换上自己所需的内容即可完成文档，图2-4所示为金山文字提供的部分模板示例。

“办公”→“报告”→“海报”模板 “财务”→“财务报告”模板

“日常生活”→“旅行日志”模板 “业务表”→“周记录表”模板

　　图2-4 金山文字中的部分模板

“办公”→“其他”→“获奖证书”模板 “日常生活”→“名片(横式) 一”模板

　　图2-4 (续)

　　查看/设置文档信息

　　文档信息主要指文档的图标形状、存放位置、大小、名称、创建日期，以及上次修改时间等属性信息。　　

　　如果用户要查看文档的存放位置、创建时期、大小等信息，可以在“文件信息”对话框中选择“一般”选项卡中进行查看，如图2-5所示。

图2-5 查看文档的一般属性信息

　　可以通过下面的方法为文档设置摘要信息。

　　(1) 选择“文件”→“属性”命令，打开“文件信息”对话框，切换到“摘要”选项卡。

　　(2) 在“标题”文本框中输入当前文档的标题，在“作者”文本框中输入作者姓名(默认的作者名称为安装WPS Office 2002时的用户名)，在“备注”文本框中输入能够概括文档内容的简要信息，如图2-6所示。

图2-6 设置摘要信息

　　(3) 单击“确定”按钮，完成文档摘要信息的设置。

　　为文档设置摘要信息后，在打开文档或浏览文档时，当鼠标指针指向该文档时，指针旁边将出现黄色的提示框，显示文档的相关信息，如图2-7所示。

图2-7 预览文档摘要信息