易简即时协同OA系统企业解决方案

　　部署企业即时协同办公系统的意义

　　美国市场咨询公司Radicati Group日前公布了关于面向企业的即时通讯市场的调查结果，结果显示，北美85％的企业在业务及个人交流中使用即时通讯，全球该比率达20％。Radicati预测，到2008年底全球80％的企业将使用即时通讯。即时通讯，是即时协同OA的重要功能之一。

　　随着IT技术的高速发展，面对新的经济形势，国内大、中、小型企事业单位已加快了信息化建设的步伐。处于快速成长中的中国企业，企业信息化工程需要能立竿见影，以实现其投资效益最大化。因此，信息化解决方案必须是功能贴切、易学易用、快速实施、稳定安全，能确保其关键业务和关键管理需求的率先解决，并提供充分的扩展性以适应企业成长的需要，才能将企业实施信息化的风险最小化。

　　 企业的传统业务支撑系统是以满足生产为目的，各组织架构系统相对独立。如果完全按照这一方式进行信息化，往往会形成信息孤岛。这显然与希望信息资源的集成共享、零距离沟通交流从而促使企业内部高度的智能化、透明化、自动化的建设初衷相去甚远。并且，随着企业规模的不断扩张，分公司、办事处等分支机构的相继成立；各职能部门的完善与公司员工人数的增多，企业信息化建设在企业发展战略中的需要更为迫切。“即时协同OA ”正是专门针对企业应用量身订做的一种统一商务协作平台。自问世以来，就以其稳定的安全性、人性化的监管性、通讯的便捷性及友好的操作界面在广大企业中迅速普及。

　　引入即时协同OA系统的根本意义是：提高企业的人员管理能力、协同能力和知识管理能力，促进沟通、提高效率、节约成本和规范企业管理流程，对企业的管理和发展起到润滑剂和助推剂的作用，从而在整体上提升企业的综合管理水平。

　　易简科技多年研究和探索即时协同办公领域，熟知大中型企业由于其自身特点而对OA系统产生的需求。大中型企业组织机构复杂、用户众多、流程复杂;各类应用软件系统负载大，数据量大;最重要的，大中型企业有着更高的建设目标，我们希望通过实施即时协同OA系统来提升管理水平，提高协作效率，期待实现一个可以不断扩展应用的软件平台而不是一套功能固化的软件。

　　一.易简OA面向大中型企业的解决方案

　　易简即时协同OA系统主要目标是实现一个集成的即时协同办公环境，让所有工作人员能够利用网络实现协同工作。易简即时协同OA系统以即时通讯、协同办公、岗位监控为主要功能，具体包括以下几个方面:

　　(一) 建立内部协作平台。使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。

　　(二) 建立信息发布平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、通知、广播、文档中心，使内部的规章制度、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的工作动态。

　　(三) 实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，达到可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率的目的。

　　(四) 实现知识管理。通过文档中心使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。为建立学习型组织打下基础。

　　(五)辅助办公。就是指实现销售管理、资产管理、车辆管理、物品管理等日常事务自动化管理。

　　(六)信息集成。每一个单位都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统，信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

　　（七）岗位工作的透明化。在OA平台上即时显示每个人的岗位状态（在线、出差、不在电脑前…….）；通过考勤、工作日志等模块，全体人员在之间可以互相了解到工作情况（当然也可以设置阅看权限）；在工作流模块中清晰地反映着每项流程的运转情况。

　　（八）实现分布式办公。企业机关单位的地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。系统支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公，能够很好的解决分布式办公的问题。

　　

　　（功能示意图）

　　通过实现上述目标，最终达到节约运营成本，规范单位工作管理，加强协作精神的目的。系统将为员工提供一个协作平台，为领导提供一个决策平台。

　　二、易简OA如何提高办公效率　　

　　提高办公效率、降低办公成本，是易简OA最突出的作用之一。

　　一个高速发展的企业，领导者和员工总是感觉自己的时间不够用。

　　看看都在忙什么吧：有的在一对一的对员工进行调查，有的拿着申请单到处找人签字，有的忙着复印文件下发到各个部门，有的花费了两个小时寻找一份合同样本，有的在拼命回忆上周的交流细节以准备明天的会谈，有的满头大汗的给客户准备邮寄信函……

　　相信这时你会明白为什么自己每天忙得一塌糊涂，而整个单位的工作效率却像受到了地球引力一样原地打转飞不上去。

　　现在易简OA使整个单位办公效率的提高变得简单而迅速，来看看原本琐碎、繁重的工作是如何在弹指间就轻松、完美的完成：

　　关于调查，你可以通过易简OA的通知、内部短信等功能来发布调查问卷，不但方便，而且更加真实、准确、直接；

　　关于申请，你可以通过易简OA的公文流转进行在线审批，申请会按照你设计的顺序自动传递到每个审批人，即使审批人在外地也可以立刻在申请上作出批示；

　　关于复印，你可以通过发布通知、文件将文字、图片等内容在一瞬间发送给接收的某个人、某些人、某个部门或全体员工，不会有任何遗漏；

　　关于会谈，你可以通过“工作日志“来查看上周的工作记录，不会放过任何细节，并通过“任务安排”对明天的会谈做出完备的安排。

　　关于邮寄，你可以通过手机短信或电子邮件将问候语或商业信函在几分钟内发给所有客户，并让他们直接回复，建立更加紧密的合作伙伴关系。

　　怎么样，你的工作状态是否焕然一新，简直成为一种乐趣？现在你不必再东奔西走，不必再手忙脚乱，你几乎不动地方而只是敲几下键盘就搞定了一切，轻松惬意，时间充裕，节省了时间、精力、人力、办公用品，增添了信心，有这样的办公环境，怎么能不心情愉快的工作？怎么能不让效率成倍的提高？

　　可以说，易简OA是提升单位整体工作效率的最佳捷径！