优化业务流程 华虹集团协同管理经验谈

　　【eNet硅谷动力专稿】2005年，协同的概念被炒作得沸沸扬扬，众多软件厂商都不约而同地站在了协同软件的产品化、平台化起跑线上。在这种火热的场面中，企业用户扮演着什么角色？为了解我国协同软件应用状况，我们特意走访了协同软件应用企业，听他们如何谈协同...

　　采访对象：上海华虹集团 孙霄龙

　　使用产品：泛微协同办公软件

　　记者：在使用协同办公软件之前，您是如何理解协同软件?

　　在之前，我们认为协同软件就是无纸化办公、自动化办公。员工用一套自动化程度很高的软件一起办公就是协同。并寄希望在这套软件能解决一切问题。

　　记者：随着社会的快速进步，各大企业都在着手实施信息化，贵企业为什么会选择协同办公软件？企业在实施协同办公软件前是什么背景？

　　应该说我们公司在2001年就实施建设协同办公软件，确切的说那时候并未突出“协同”的概念，当时由于公司的发展需要，想上一套办公自动化系统来解决日常办公中的所有流程。当时争取的目标仅仅是无纸化办公。在历经了选型、需求调研、搭建系统等过程后，系统运行了起来，但随后却发现了许许多多我们不曾想到的问题，员工不知道如何运用流程办公，领导不清楚批准的工作是否到了相关部门办理，IT部门既充当了系统救火队员又充当了培训老师，而建设的公司又不知道究竟是什么原因导致我们的系统如此混乱。在种种我们认为复杂的原因下，该系统过早的进入了衰退期并逐渐被员工所摒弃。曾经让我们认为阳春白雪般的自动化系统就这样被现实所淘汰。

　　在2004年，公司领导提出了要“优化业务流程”，要实现“联动机制”。经过我们对当时市场情况调查后，逐渐知道了协同软件就是我们需要的系统，在这种情况下我们决定再次尝试建立协同办公系统。

　　记者：在协同办公软件的实施过程中，您认为遇到的最大困难是什么？

　　最大的困难应该是我们的需求与系统集成公司的理解上的差异，会导致很多并未重视的问题发生并导致深远的后果。还有就是如何让员工知道该系统能解决哪些问题，能带来哪些工作上的方便，如何让所有人都理解协同的概念。

　　记者：在工作中，协同软件所起的作用大吗？企业员工在接受上遇到过什么困难？

　　应该说起到了我们预期的作用，很难说大小，因为我们在实施前就设计到了协同软件起哪些作用解决哪些问题。达到了我们预期的目标我们认为作用是大的。员工在接受上主要是改变传统办公模式需要适应，很多员工还是习惯传统的办公模式，这是系统使用中的最大问题。

　　记者：在日常工作中，协同软件的哪个功能是最常用的？

　　日常事务通过流程化处理是最常用的功能。

　　记者：您所实施的软件模块中，有没有暂时用不上的模块，您认为用不上的原因是什么？

　　我们实施策略是选择我们用得上的模块先上，并非全部模块一起上。根据我们的需求，没有上了不用的模块。

　　记者：如果让您给协同软件提个意见，您会提些什么？

　　协同软件在优化业务流程上应该更加深入。并不是创建一个最完美的业务流程，而是应该将最适合的流程结合到不同公司的系统上，这种最适合的流程需要在运行中不断优化后得到，但这往往会给协同软件造成不好的影响后才获得改进。

　　记者：协同软件上线后，给您的企业带来了什么变化？企业效益是否得到了提高？

　　应该给员工的工作方式带来了根本的变化，可以改变传统的办公模式。无论系统使用的好坏，至少在提高员工计算机应用水平上起到了作用。暂时并未感觉到效益的高低，但能够感觉到效率的改变，有些流程提高了效率，而有的流程却降低了效率，这就是我们不断调整系统的依据。也是我们最根本的需求。

　　记者手记：

　　正如上海华虹集团所讲，我在最初接触协同软件的时候也认为它就等同于办公自动化系统，但是经过与专家、厂商的沟通，使我对协同软件有了更深的认识。我认为办公自动化系统应该是协同软件的一部分，而真正的系统软件包括协同办公、协同工具、协同平台等模块，协同软件的出现将企业信息化的建设带进了人性化管理阶段，而不仅仅是员工围绕系统走的模式。

　　当然，协同软件的发展并不能一蹴而就，正如ERP系统一样，从厂商炒做产品，到用户接受、应用，最后真正为企业带来效应，应该是一个循序渐进的过程。对于目前的协同市场而言，厂商对于协同的热衷远远大于用户的需求。