【编者按】
　　GrapeCity的e-Accounting产品，为企业提供了以项目、时间为单位的预算编制流程管理，各种费用报销和单据流程，按照项目、时间进行预算控制等功能的整体解决方案...

　　背景

　　某跨国药业公司，全球年收入超过100亿美元。在中国，该公司和其他在中国做生意的医疗行业企业一样，是采用在全国设立办事处发展分销商的分销形式进行销售的。全国分为5个销售大区，共计300多人组成的销售队伍。

　　销售人员发生的费用主要包括：个人的差旅费用，交际费用以及直接促销费用等。

　　该公司的组织模式如下图所示：

　　

　　目前销售费用报销流程

　　目前的销售费用报销流程如下图所示：

　　　　

　　在现有的费用报销里流程中，报销流程过长是销售人员都感到头疼并且抱怨比较集中的一个问题，对于总部以外地区的销售人员来说就更是如此了。一般来说，总部以外地区销售人员填写报销单据后，如果一切正常的话，到报销的费用到账为止，至少需要1个月的时间。

　　由于销售人员日常发生的费用较多，往往是填一张报销单据时上一张报销单据还没有审批完，款也没有到账。时间长了，销售人员也忘了究竟有几笔费用还在走流程，总的待报销费用更是变成了一笔糊涂帐。如果要搞清楚的话，必须打电话问总部的财务人员。如果财务人员已经收到了单据，则需要进入ERP系统查询相关信息才能够答复。

　　如果单据还在途中，这时希望搞清单据流程已经走到哪一步的话，那么销售人员还需要打电话给大区的助理或总部的财务控制人员，费尽周折才能搞清楚单据目前到底是还在主管的桌子上，或在邮寄途中，或者在等待销售总监的批准。

　　这么一圈下来，总算搞清楚单据的去向，但是让财务和相关的助理人员也忙了个够，而销售人员还未必准确地了解了流程现状。

　　对于各区域和总部的销售助理人员来说，帮助销售人员检查单据，制作并发送汇总表格，还要经常查询和答复关于费用报销的流程问题等等，类似的工作据不完全统计起码占据了这些助理人员的50%以上的时间。而且还是不能保证服务对象的满意度。大家都感到这个工作很累，也很有挫折感。

　　对于销售主管，大区经理，销售总监和市场总监来说，连续的工作常常被一大堆需要审批的单据打断，而且单据数量众多，自己也根本无法逐条进行检查核对，往往只是机械地签字盖章了事。另外，费用控制也是一个头痛的问题。费用报表总是滞后于费用的发生。往往是等到月底，助理人员把费用情况汇总后，才发现费用超过了预算。这时只能是亡羊补牢了。或者是让助理在每次收到报销单据时按项目进行统计，而这也增加了助理人员的工作量，并且不能保证准确率。

　　在现有流程中，还有很多重复工作量在发生。最明显的就是，销售人员填写了单据，区域的销售助理还要把单据再进行汇总；交到总部后，总部的财务控制人员还要根据地区、费用类别等再次进行汇总；最后，财务人员还要将汇总报表生成凭证输入ERP系统。

　　GrapeCity解决方案

　　GrapeCity的e-Accounting产品，为企业提供了以项目、时间为单位的预算编制流程管理，各种费用报销和单据流程，按照项目、时间进行预算控制等功能的整体解决方案。

　　针对该企业的现状和e-Accounting产品的特点，GrapeCity提出了一个分2步走的解决方案，简单来说，第一步主要解决的是费用报销问题；第二步将预算编制和预算控制等功能也纳入系统范围。