万户网络政府ezOFFICE应用案例_

万户网络政府ezOFFICE应用案例

2005-09-05 15:51 来源：万户网络 [收藏到E起摘]

【编者按】
　　ezOFFICE万户协同办公系统是万户网络多年来研发的新一代协同办公平台，最新版本4.0产品一经推出就被安徽省政府办公厅选中，打造安徽省政府第三代综合办公业务系统

　　背景简介

　　 ezOFFICE万户协同办公系统是万户网络多年来研发的新一代协同办公平台，最新版本4.0产品一经推出就被安徽省政府办公厅选中，打造安徽省政府第三代综合办公业务系统。

　　在发展与变革的今天，政府机关首脑需要面对各类新闻、报表、文件、内参等进行有效管理和充分共享；对各种突发事件进行快速响应；提高会议、公文等日常事务的办事效率；加强内部协作与沟通交流；并为领导决策提供辅助支持。而原有的办公平台已经无法为安徽省政府办公厅提供有力的信息化保障，着手打造第三代综合办公业务系统势在必行。在众多实力强大的竞争对手中，省政府办公厅的领导正是看中ezOFFICE协同办公系统先进的J2EE技术架构、完善的知识管理体系、灵活的自定义功能、畅通无阻的沟通交流平台以及万户网络多年来在电子政务领域的深厚经验积累。　　

　　解决方案

　　桌面——个性化的便捷工作窗口

　　用户登录进入办公系统后可以，对自己所需要查阅的信息，需要即时处理的工作都一目了然的出现在办公桌面上。

　　知识管理平台——对分散的公共信息以及各处室资料进行统一管理

　　增强内部信息平台及处室平台。实现政府办公厅内部各种各样的文件交流与共享，尤其是秘书一、二、三室收到的文件非常多、编写的文件也非常多，通过办公系统对原先分散在个人机器的各类文档资料进行统一管理，实现共享及查找方便。同时提供了完善的信息权限管理，可对每个信息栏目设置查看权限及发布权限，有发布权限的用户可在此栏目下更改文件。　　

　　公文管理包含下列功能：

　　收文管理，发文管理，公文归档，文件送审签，请示工作签。

　　建立公文办理查询系统，让相关人员可以查询公文的流转情况。目前省政府各办文处室采用手工的方式由专门负责收文的同志接收文件并在登记本上登记，登记好之后送各业务处室领导批示交相关人员负责办理，办文处理的工作人员需要跟踪文件的办理过程，如果是急件会通过打电话等方式催领导办理。　　

　　值班联络管理，会务管理

　　建立值班联络系统。实现值班记录的统一管理、领导活动安排的网上报送及生成领导周活动安排记录。实现值班联络处的信息统一管理。

　　建立会务管理系统。实现议题网上报送、会议通知的网上报送及回复、会议资料的统一管理、外会的会议指南的席卡自动打印、会议座位的自动排位。　　

　　工作管理，个人助理

　　工作管理含日程安排、个人工作日志的填写，工作汇报的提交，任务的安排、反馈和审核。

　　个人助理含个人密码、提示音、办公语、工作代理等等个性化设置，以及联系人管理，便签、笔记本、日记等助理功能。　　

　　邮件、论坛、RTX即时沟通平台

　　系统通过RTX、论坛、邮件等多种工具为办公厅搭建了一个沟通交流的平台。用户在工作过程中可根据需要选择文字、手机短消息、语音、邮件、即时通信等多种方式进行交流，大大提高了沟通成本和沟通效率。　　

　　集成其他业务系统，如视频点播系统，全文检索系统，科怡档案系统。　　

　　灵活科学的系统设置，如基于角色管理和用户帐号管理。　　

　　效益评估

　　该系统的成功实施，实现了安徽省人民政府办公厅办公业务的电子化、自动化和网络化，大大提高了工作质量和效率，同时也节省了大笔的办公费用。办公厅在系统运行半年以来，光是纸张和电话通讯费用就节省了30%，原来忙得经常加班的各处室工作人员也比原来轻松多了。

　　办公厅一项重要的工作就是大小会议的组织协调，传统的办公方式光是确认一个会议议题就要打印少则十几份文档，发送几十份传真，还要不断的打电话确认传真是否收到。办公系统的会务管理模块上线运行后，所有内会和外会的计划安排、议题审定、会议通知、会议纪要等所有相关操作都通过系统进行统一管理，包括所有的汇报、审批、通知、资料归档等所有操作均通过网上办理。通过与系统即时通信模块的集合，系统会通过手机短信等各种方式提醒用户及时查看和审批信息，从而大大加快流程的处理速度，缩短办事周期。

　　系统上线后还大大提高了办公厅各部门之间、各地市与办公厅之间信息传递的质量和速度，保证决策支持信息的完整、及时、专用、科学性，提高紧急、重要事件的快速反应和处理能力。　　

　　经验体会

　　领导重视。安徽省政府办公厅领导亲自挂帅，推动办公系统的使用，多次召开全体员工大会进行宣传和培训，利用其他会议机会，见缝插针地宣传办公系统，做好普及推广工作。

　　加强趣味性。厅领导广开思路，想出了很多好办法，来吸引员工使用办公系统，比如建立内部视频点播系统、集成国研报告、人大复印资料等各类资料库，给每台内网计算机加装电视卡等，通过各种培养兴趣的手段吸引大家使用内部办公平台，最终让办公系统成为大家工作上离不开的好伴侣。

　　选择成熟产品。安徽省政府办公厅办公系统由于基于成熟产品搭建，不到一个月系统就已经开始试运行，部分功能就很快得到比较充分的应用，相比其它很多办公系统基于项目形式建设，把很多时间都花费在需求的调研、系统的开发调整上了。选择成熟产品搭建办公系统是安徽省政府办公系统实施成功的重要原因之一。

　　

　　

　　

　　
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